O checklist
- Armário ou sala de controlados trancadoCrítico
- Chave com o farmacêutico ou com quem ele designarChave pendurada à vista ou sem dono é falha grave.Crítico
- Controlados guardados só no local exclusivo, nunca no balcãoCrítico
- Armário organizado por produto e com a validade mais curta na frente
- Receitas retidas conferidas: dados do paciente, do médico e do medicamentoReceita com dado faltando ou rasura: não dispensar e consultar o farmacêutico.Crítico
- Tipo de receita certo para cada medicamentoCada lista de controle exige um tipo de receita ou notificação.Crítico
- Receitas retidas guardadas em ordem e em local seguroCrítico
- Quantidade dispensada dentro do limite da receitaCrítico
- Todas as saídas do dia lançadas na escrituraçãoVenda não lançada vira diferença na contagem.Crítico
- Entradas das notas recebidas lançadasCrítico
- Envio da escrituração feito dentro do prazo do sistema oficialCrítico
- Contagem física batendo com o saldo da escrituraçãoDiferença: recontar, conferir receitas e notas e registrar a investigação.Crítico
- Itens de maior saída contados com mais frequência
- Controlados vencidos ou avariados separados e identificadosNão descartar por conta própria. Seguir o procedimento de descarte de controlados.Crítico
- Só pessoas autorizadas dispensam controladosCrítico
- Equipe orientada a chamar o farmacêutico em caso de receita duvidosa
- Troca de farmacêutico ou de chave registrada com data e nomeQuem tinha a chave em cada dia precisa ficar claro.Crítico
- Receitas guardadas pelo prazo exigido e com acesso restritoCrítico
O que mais pesa neste checklist
- Armário trancado e chave com donoÉ a primeira coisa que a fiscalização olha e a forma mais simples de evitar desvio.
- Receita conferida antes de dispensarDispensar com receita errada é responsabilidade do farmacêutico e risco para o paciente.
- Contagem batendo com a escrituraçãoDiferença sem explicação em controlado é o tipo de falha que pode levar a sanções.
Em rede com várias unidades
Com a conferência registrada em todas as farmácias, a rede vê quais lojas têm diferença de contagem ou escrituração atrasada antes da fiscalização. O farmacêutico de cada unidade deixa o histórico com data e responsável. A gestão técnica da rede acompanha os pontos críticos sem visitar loja por loja.
Em que normas este checklist se apoia
Portaria SVS/MS 344/1998. Regula os medicamentos sujeitos a controle especial: receitas e notificações exigidas, guarda sob chave em local exclusivo e escrituração das entradas e saídas.
ANVISA RDC 44/2009. Boas práticas farmacêuticas: pede armazenamento adequado e a presença do farmacêutico durante o funcionamento.
Este modelo é um ponto de partida e não substitui o manual de boas práticas da sua empresa nem a orientação da vigilância sanitária da sua cidade.Como usar este modelo
No celular, com foto e horário
No papel, ninguém sabe se o checklist foi feito, quando e por quem. No Forhold Tarefas:
- Cada item tem horário por turno e só pode ser concluído na janela certa.
- Os itens com foto exigem uma foto tirada na hora, e a IA pode conferir a foto com o procedimento do manual.
- Item crítico atrasado avisa a gestão no celular.
- A gestão vê o andamento de cada área, turno e loja numa tela só.
Perguntas frequentes
?Com que frequência contar os controlados?
A conferência das receitas e da escrituração deve ser diária. A contagem física pode ser semanal, e mais frequente nos itens de maior saída ou com histórico de diferença.
?O que fazer se a contagem não bater?
Recontar, conferir as receitas e as notas do período e procurar lançamento esquecido. Registrar a investigação e o resultado. Diferença sem explicação deve ser tratada pelo farmacêutico responsável.
?Posso jogar fora um controlado vencido?
Não por conta própria. Controlado vencido ou avariado tem procedimento próprio de baixa e descarte, que deve ser seguido pelo farmacêutico.
?Posso imprimir este checklist?
Pode. O botão "Imprimir checklist" gera uma versão limpa, só com a lista e os quadradinhos para marcar. Para acompanhar quem fez, a que horas e com foto, use o checklist no celular com o Forhold Tarefas.
?Como uso este modelo no Forhold Tarefas?
Crie a sua conta grátis, abra Checklists e use "Colar lista": cada linha vira um item. Depois escolha o setor, os turnos, os itens que pedem foto e os críticos, e ative.