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Fluxo de trabalho: o processo vira esteira
O processo que passa por cinco pessoas mora na cabeça de uma só. O fluxo tira da cabeça e põe na esteira.
Plano AvançadoO que isso resolve
O processo depende de quem sabe
Quando a pessoa que conhece o caminho falta ou sai, o processo trava — e o novato aprende errando na frente do cliente.
Ninguém sabe onde parou
Pra responder "em que pé está?" alguém precisa perguntar pra três pessoas e juntar as respostas.
A bola cai no repasse
Cada passagem de bastão é um ponto onde o trabalho pode ficar parado sem ninguém perceber.
Como funciona
Concluiu, a próxima nasce sozinha
Com o responsável certo, o prazo certo e as instruções da etapa. Ninguém precisa lembrar de avisar o próximo.
Editor em diagrama
Monta o processo arrastando blocos na tela, com linhas que você curva, encaixe por imã e modo tela cheia. Dá pra desenhar junto com a equipe e ver o processo inteiro de uma vez, em vez de imaginar por uma lista.
Etapa de verificação
Quem confere aprova ou reprova. Reprovou, o trabalho volta uma casa pra correção com o motivo escrito, e o prazo reconta a partir de agora.
Ramificação condicional
Se a resposta for uma, o fluxo segue por aqui; se for outra, por ali. A pergunta que decide o caminho é feita na hora de concluir a etapa.
Dados coletados por etapa
Cada etapa pode exigir informação pra seguir: protocolo, valor, data, escolha de lista — ou um documento, com espaço de nome próprio e obrigatório pra concluir. Ver em detalhe →
Começa sozinho, na agenda
O fluxo mensal dispara no dia certo, sem ninguém iniciar. Também dá pra começar por formulário respondido ou por proposta aceita.
Acompanhamento por rodada
Cada execução é uma rodada com histórico completo: quem fez cada etapa, quando, com que resposta e quanto tempo levou.
Prazo por etapa
Cada etapa tem o próprio prazo, então o atraso aparece onde ele realmente aconteceu, não no fim da linha.
Na prática
O pedido entra pelo balcão, vira protocolo, passa pela análise, vai pro parecer, volta pra assinatura e sai. Cada etapa exige o documento certo pra seguir, e quem cobra sabe em que gaveta o processo parou.
A abertura de empresa tem doze etapas e passa por quatro pessoas. O fluxo conduz, e a ramificação manda pelo caminho certo conforme o regime tributário do cliente.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre fluxo e projeto?
O projeto agrupa tarefas de um trabalho específico, com começo e fim próprios. O fluxo é o processo que se repete: toda vez que acontece, ele roda igual, com as mesmas etapas na mesma ordem.
Posso mudar o fluxo depois de criado?
Pode. As rodadas que já estão correndo seguem o desenho com que começaram; as novas usam a versão atual.
O fluxo pode exigir documentos?
Sim. Uma etapa pode ter um campo de arquivo com nome próprio — "parecer jurídico", "nota assinada" — marcado como obrigatório. A etapa não é concluída sem ele.
E se uma etapa atrasar?
O atraso aparece na etapa específica, e os relatórios de fluxo mostram qual etapa é o gargalo e quanto cada uma leva contra o prazo combinado.
Dá pra começar o fluxo automaticamente?
Sim: por agenda (todo dia 5, toda segunda), por formulário respondido, por proposta aceita ou por uma automação.
Veja também
- FormuláriosPedido que chega por papel, e-mail e recado de balcão não vira fila: vira pilha. O formulário faz o pedido nascer já organizado.
- AprovaçõesCoisa importante saindo sem o aval de quem responde por ela. A aprovação põe um portão antes, em vez de uma bronca depois.
- RelatóriosRelatório que só mostra número não ajuda a decidir. Estes começam dizendo o que está acontecendo.
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